Geschäftsreise richtig planen: Tipps für Unternehmen und Teams

Trends im Geschäftsreisemarkt

Beruflich zu verreisen hat sich seit der Pandemie stark verändert. Im Jahr 2019 wurden in Deutschland rund 200 Millionen Geschäftsreisen gezählt, 2024 waren es nur noch um die 107 Millionen. Dennoch bleiben Geschäftsreisen wichtig. Die Zahlen zeigen uns, dass fast zehn Millionen Berufstätige regelmäßig beruflich unterwegs sind und damit für einen bedeutenden Teil der Wirtschaft sorgen.

Gerade deshalb lohnt es sich, über effizientere Abläufe nachzudenken. Wallester bietet hier eine moderne Lösung. Zahlungen laufen digital, Belege werden automatisch erfasst und das Finanzteam behält den Überblick. Die Reiseorganisation wird so einfacher und transparenter denn je, ohne den aufwendigen Papierkram.

Wann gilt eine Reise als geschäftlich?

Klären wir zunächst, was eine Geschäftsreise überhaupt ist. Im steuerlichen Sinne spricht man dabei von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Gemeint ist jede Tätigkeit, die außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsortes stattfindet und einem geschäftlichen Zweck dient, beispielsweise Kundentermine, Konferenzen oder Messen.

Typische Kosten wie Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten können – je nach Nachweis oder Pauschale – steuerlich als Betriebs- oder Werbungskosten geltend gemacht werden. Entscheidend ist hierbei, dass die Reise beruflich notwendig ist und nicht in unmittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes stattfindet. In der Privatwirtschaft spricht man in diesem Zusammenhang von einer Geschäftsreise, im öffentlichen Dienst von einer Dienstreise.

Vor der Abreise

Jetzt, wo wir wissen, was eine Geschäftsreise ist, geht es an die Vorbereitung. Eine gute Planung spart Ihnen einiges an Zeit, Geld und oft auch Nerven. Zunächst sollte Ihnen klar sein, wohin die Reise führt, wie lange sie dauert und welche Kosten voraussichtlich anfallen werden.

Bei Reisen innerhalb Deutschlands oder in andere Euro-Länder ist die Organisation oft unkomplizierter. Zahlungen mit der Wallester Business Card sind hier nämlich gebührenfrei, Reiseziele außerhalb des Euroraums kommen allerdings mit einem Wechselkurszuschlag. Behalten Sie mögliche Fremdwährungsgebühren also am Radar, um die Ausgabenplanung realistisch darzustellen.

Vor der Abreise sollten Sie noch einige weitere Punkte überprüfen:

• Sind Reisepass oder Personalausweis der Reisenden noch gültig?
• Wird für das Reiseziel ein Visum benötigt und wie lange dauert die Ausstellung?
• Ist der Führerschein im Ausland anerkannt oder ist ein Internationaler erforderlich?
• Wurde die Business Card bereits aktiviert und das Limit geprüft?
• Welche Währung wird am Reiseziel verwendet und ist die Firmenkarte dafür freigeschaltet?

Modernes Ausgabenmanagement auf der Geschäftsreise

Sobald die Reise geplant ist, geht es um die richtige Vorbereitung der Firmenkarten. Nehmen wir an, Sie schicken zehn Mitarbeitende aus der Vertriebsabteilung auf eine Messe, um Ihr Unternehmen zu präsentieren.

Mit Wallester Business kann für jede Person innerhalb weniger Minuten eine virtuelle Karte erstellt werden. Sie eignet sich perfekt für Flugbuchungen, Hotel- oder Mietwagenreservierungen. Jede Karte hat ein individuelles Limit, zum Beispiel 1.200 Euro für Reise- und Unterkunftskosten. Zusätzlich kann eine gemeinsame Teamkarte eingerichtet werden, beispielsweise mit 800 Euro Budget für Taxi- und Verpflegungsausgaben.

Für Zahlungen vor Ort sind physische Karten oft praktisch. Im kostenlosen Free-Plan von Wallester können Sie diese unbegrenzt ausstellen und direkt in digitale Wallets wie Apple Pay oder Google Pay integrieren. Ihre Mitarbeitenden müssen somit keine Kosten mit ihren Privatkarten decken. 

Während der Geschäftsreise

Wenn Ihr Team dann unterwegs ist, sollte sich die Erfassung aller Ausgaben möglichst einfach und nachvollziehbar gestalten. Auf Geschäftsreisen (wie etwa eine Messe) fallen viele unterschiedliche Kosten und somit auch Belege an. Dazu zählen Flug- und Bahntickets, Hotelrechnungen, Taxiquittungen, Parkgebühren, Verpflegungskosten oder Eintrittskarten für Veranstaltungen. Eine strukturierte Belegverwaltung ist daher das A und O. 

In vielen Apps von Komplettlösungen wie Wallester lassen sich Belege direkt nach der Zahlung digital erfassen. Ein Foto genügt und die App speichert den Beleg mit Betrag, Datum und Kartenzuordnung ab. Praktisch ist die Möglichkeit, Belege bestimmten Projekten oder Abteilungen zuzuweisen. So können in unserem Beispiel alle Ausgaben der zehn Mitarbeitenden eindeutig dem Vertriebsteam zugewiesen werden.

Klare Kategorien vereinfachen die Abrechnung 

Nachdem alle Belege digital erfasst sind, geht es darum, Ordnung zu bewahren. Eine klare Trennung der Ausgaben hilft, am Ende der Reise genau zu sehen, wofür das Budget verwendet wurde. Gerade bei längeren Reisen oder wenn mehrere Personen unterwegs sind, ist das von großem Vorteil.

In Wallester lassen sich Zahlungen bestimmten Kategorien zuordnen, etwa Hotel, Verpflegung oder Transport. So wird Ihnen auf einen Blick ersichtlich, welche Kosten in welchen Bereichen angefallen sind. Wenn Ihr Vertriebsteam also gemeinsam zu einer Messe reist, können Übernachtungen, Restaurantbesuche und Fahrten separat erfasst werden.

Für jede Kategorie lässt sich zudem ein eigenes Limit festlegen. Das macht die Budgetplanung einfacher und sorgt dafür, dass Ausgaben nachvollziehbar bleiben. Gleichzeitig wird die Abrechnung nach der Reise deutlich übersichtlicher, da alle Kosten bereits richtig eingeordnet wurden.

Effizient reisen, ohne mehr zu zahlen

Auch während der Geschäftsreise gibt es viele Möglichkeiten, Ausgaben gering zu halten und das Budget sinnvoll einzusetzen. Oft genügt etwas Umsicht, um unnötige Kosten zu vermeiden, ohne den Komfort für Ihre Angestellten einzuschränken. Im selben Zug können sie damit sogar auch der Umwelt einen Gefallen tun.

Spartipps während der Reise:

1. Mahlzeiten planen und Angebote mit inkludiertem Frühstück oder Tagesmenüs nutzen.
2. Öffentliche Verkehrsmittel oder geteilte Fahrten bevorzugen, statt täglich Taxis zu nehmen.
3. Bonusprogramme aktiv einsetzen, um Punkte zu sammeln oder Vergünstigungen zu erhalten.
4. Firmenkarten nutzen, um Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen und Limits einzuhalten.
5. Bei Zahlungen im Ausland möglichst in Euro bezahlen, um Wechselkursaufschläge zu vermeiden.
6. Mithilfe von Firmenkarten werden Belege automatisch erfasst, das spart Papier und reduziert Verwaltungsaufwand.

Nach der Business-Reise

Nach der Rückkehr steht der letzte Schritt an: die Abrechnung. 

Damit alles korrekt erfasst wird, sollten Belege zeitnah geprüft und abgeschlossen werden. In der App können hochgeladene Belege einfach kontrolliert, Projekten zugeordnet und fehlende Angaben ergänzt werden. Am besten geschieht das innerhalb weniger Tage, solange alle Details noch frisch in den Köpfen Ihrer Mitarbeitenden sind.

Anschließend lassen sich die Daten direkt exportieren, wahlweise als CSV-, Excel- oder PDF-Datei. Über die vorhandenen Schnittstellen können die Informationen zudem automatisch mit Buchhaltungs-, ERP- oder HR-Systemen synchronisiert werden. Ausgaben werden somit immer richtig zugeordnet und die Abrechnung bleibt übersichtlich und transparent.

Erkenntnisse & Feedback sammeln

Nach der Rückkehr lohnt es sich, die Erfahrungen Ihrer Angestellten strukturiert auszuwerten. Ein kurzes Feedback-Meeting oder ein digitaler Fragebogen kann dabei helfen, wertvolle Einblicke zu sammeln. Interessant ist der Vergleich zur letzten Geschäftsreise, die vielleicht noch ohne digitale Tools wie Wallester organisiert wurde.

Das Feedback kann dabei helfen zu bewerten,

• ob die Nutzung der Firmenkarten den Zahlungsprozess vereinfacht hat,
• wie gut die Belegerfassung in der App funktioniert hat,
• ob die Echtzeitübersicht über Ausgaben als hilfreich empfunden wurde,
• ob sich der administrative Aufwand im Vergleich zur letzten Reise reduziert hat,
• und ob die Budgeteinhaltung durch die digitalen Tools transparenter und einfacher wurde.

Die gesammelten Rückmeldungen geben Ihnen eine wertvolle Grundlage, um Ihre internen Abläufe gezielt zu verbessern. Auf der Basis können Sie Richtlinien anpassen, digitale Tools noch gezielter einsetzen und den tatsächlichen Nutzen davon für Ihr Team messbar machen. 

Die 5 häufigsten Fehler im Reisekostenmanagement

Selbst gut organisierte Geschäftsreisen können schnell ins Stocken geraten, wenn das Ausgabenmanagement nicht optimal funktioniert. Wenn ein Vertriebsangestellter aus unserem obigen Beispiel beispielsweise eine Taxifahrt spontan bar bezahlt und den Beleg später verliert, fehlt dieser in der Abrechnung. Ohne moderne Business-Karten und digitale Tools entstehen häufig Probleme, die sich vermeiden lassen.

Die fünf häufigsten Fehler:

1. Manuelle Prozesse und verlorene Belege: Wer Spesen noch per Papier oder Excel-Liste erfasst, riskiert Fehler, Verzögerungen und verlorene Nachweise. Das erschwert die Reisekostenabrechnung und führt zu unnötigem Mehraufwand.
2. Unklare Richtlinien und fehlende Limits: Ohne klare Regeln oder individuell festgelegte Ausgabenlimits wissen Mitarbeitende oft nicht genau, was sie mit der Firmenkarte bezahlen dürfen. Das führt zu Unsicherheiten oder unautorisierten Buchungen.
3. Private Ausgaben mit der Firmenkarte: Wenn keine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Kosten besteht, wird die Nachverfolgung schwierig. Das sorgt später für Diskussionen und aufwendige Korrekturen.
4. Nicht einkalkulierte Fremdwährungsgebühren: Besonders bei Reisen außerhalb des Euroraums werden zusätzliche Kosten oft übersehen. Ein 2 %iger Wechselkursaufschlag kann bei größeren Summen schnell ins Gewicht fallen.
5. Fehlende Ersatzkarte im Notfall: Geht eine Karte verloren oder wird gesperrt, steht das Team ohne Zahlungsmittel da. Gerade bei Auslandsaufenthalten kann das Meetings oder Buchungen gefährden.